Offentlige organ

Nome kommune er å regne som ett offentlig organ, jfr. §1-1 i forskrift om offentlig arkiv:

"Som offentlege organ blir rekna statleg, fylkeskommunal eller kommunal institusjon eller eining, jfr. arkivlova § 2. Den enkelte kommune og fylkeskommune skal fastsetje kva for institusjonar og einingar som eventuelt skal reknast som eigne organ etter forskrifta her".

Forannevnte forskrift i arkivplanen gjelder for alle enheter som utøver arkivtjeneste innen Nome kommune, men arkivtjenesten kan gjøre unntak slik at rutinene blir mer tjenlige for små enhetene.

Arkivskapere og journalenheter

Enheter i kommunen som har egne selvstendige arkiv og som mottar og sender post på vegne av Nome kommune er arkivskapere. Avdelinger med personregister som krever sikring mot innsyn er også ansvarlig for egen journalføring – normalt i eget fagsystem. For spesialarkiv er det den som leder virksomheten som arkivet er til støtte for, som er den ansvarlige.

Rådmannen i Nome innehar det overordna arkivansvar for hele organisasjonen. Det operative lederansvaret for arkivtjenesten i kommunen er delelegert til arkivleder. Arkivleder har fullmakt til å føre tilsyn med arkivarbeidet i kommunen og er faglig overordnet arkivpersonalet. Arkivleder rapporterer til administrasjonssjefen.

Arkivstrukturen i Nome kommune

Sentralarkivet dokumenterer den politiske og administrative saksbehandling i kommunen. Øvrige arkivskapere dokumenterer saksbehandling i arkivsaker skilt ut i egen serier/arkivdeler.

Etater og avdelinger på rådhuset kan ha utvalgte deler av arkivet hos seg etter godkjenning og retningslinjer fra arkivtjenesten/servicekontoret når dette er nødvendig (for eksempel lønns- og personalarkivet). Slike arkivdeler hører innunder sentralarkivet og det er arkivtjenesten/servicekontoret som sørger for journalføring av innholdet. Normalt er en arkivdel også en egen arkivserie. Oversikt over dette framgår av tabellen nedenfor.

Arkivdeler i det elektroniske sak-arkivsystemet Acos WebSak i perioden 2002 tom 31.12.2010 (i denne perioden arkiverte vi dobbelt - både elektronisk og papirbasert):

SA - Saksarkiv fra mars 2003

PA - Personarkivet fra mars 2003

BA - Barnehageplassarkiv

SK - Sakskart fra 22/11-2004

POL - Politiske saker fra 22/11-2004

BE - Barn med enkeltvedtak

MTL - Midt Telemarks landbrukskontor fra 1/4 -2006 (Politiske landbrukssaker)

MTBR - Midt Telemark Brann-og reningstjeneste fra 1/9-2005

MTR - Midt-Telemarkrådet 22/11-2004 til 31/12-2007. Regionssekretæren hadde kontor i Nome i denne perioden)

TT - Transportordning for funksjonshemmemmede fra 22/11-2004

OVERF - Overformynderiet fra 1/1-2007

EA- Eiendomsarkivet fra 1/1-2004

Arkivdeler i det elektroniske sak-arkivsystemet Acos WebSak i perioden 01.01.2011 tom 07.02.2016:

SAK - Saksarkiv

PERS - Personalarkiv

POLIT - Politiske møter i Nome

PROS - Prisjektarkiv

BHB - Barnehagebarn(barnehageplassarkiv)

ELEV- Elevarkiv

NBVOELEV- Elevarkiv for norske voksne for Nome og Bø Voksenopplæring fra 1/1-2015

BRANN- Midt Telemark brann-og redningstjeneste

LANDBR - Midt Telemark landbruks (politiske landbrukssaker for Nome)

REGKONTR - Regnskapskontroll -skatteavd.

SKATT - Skattearkiv

GJELDSRÅD - Arkiv for gjeldsrådgiver fra 20/4-2015

OVFOR - Overformynderiet til 15/1-2014 (Overført til Fylkesmannen i Telemark)

EA - Eeindomsarkivet (Det papirbaserte arkivet er gjeldende)

 Arkivdeler i det elektroniske sak-arkivsystemet Acos WebSak i perioden 08.02.2016 -          :

BHB16  - Barnehageplassarkiv (søknader, oppsigelser, endringer)

BHG16  - Barnehagebarnarkiv (vedtak, samarbeidsmøter o.l.)

ELEV16 - Elevarkiv for skole og barnehage

GJELD16 - Gjeldsrådgiver (Den 1.august 2016 ble denne funksjonen overført til NAV Nome)

LANDBR - Arkivdel i WebSak. De politiske sakene behandles i hver kommune somogså har ansvaret for bevaring av møteboka. Midt Telemark landbruk er et samarbeidsprosjekt mellom Bø, Nome og Sauherad. Landbrukskontorene i disse 3 kommunene er slått sammen til ett kontor for Midt Telemark. Sauherad kommune er vertskommune og tilsettingsansvaret for de ansatte og arkivansvaret .

MTBR16 - Midt Telemark brann-og redningstjeneste

NBVO16 - Elevarkiv  for norske voksne (samarbeid Bø, Nome og Sauherad)

POL16 -Politiske møter

PRO16 - Prosjektarkiv

REG16 - Regnskapskontroll (skatteavd)

SAK16 - Saksarkiv Nome

SKATT16 - skattearkiv

Arkivtjenestens hovedoppgaver

Arkivtjenesten er viktig for kvaliteten på sentrale deler av virksomheten i kommunen. Blant annet ved at:

1. Arkivtjenesten registrerer inngående og utgående post , e-post, faks samt post levert ved personlig frammøte. Postlister blir skrevet ut daglig og annonsert på internett - kommunenes hjemmeside: www.nome.kommune.no
2. Arkivtjenesten skaper oversikt og orden ved bl.a. å sørge for dokumentasjon av opphavet til en sak (innkomne skriv), saksbehandling(interne dokument, utredninger o.l.) samt resultatet av saksbehandlinga (vedtak, avtaler, kopier av utgående brev o.l.)
3. Arkivtjenesten sørger for system og sammenheng i arkiva slik at disse blir en viktig informasjonskilde for kommunens sakbehandlere, politikere og en oversiktlig historisk kilde for framtida.
4. Arkivtjenesten sørger for stadig utbedring av kommunens arkivrutiner- og lokale reglement og sørger for at dette blir gjort kjent for kommunens øvrige tilsatte og nytilsatte som har behov for arkivopplæring.
5. Arkivtjenesten sørger for at dokumentasjon om arkivrutiner, arkivsystemer og oppbevaringer blir tatt vare på.

Arkivdepot og avleveringsplikt.

Kommunen er forpliktet etter arkivloven til å ta vare på sine arkiver og holde dem tilgjengelig for innsyn i samtid og ettertid bl.a. for å sikre at informasjon med potensiell rettslig verdi blir tatt vare på. I arkivforskriften paragr. 5-2 er det krav om at eldre arkiv skal avleveres til depot etter 25-30 år. I 2015 ble det i kommunens bortsettingsarkiv på Nome rådhus installert tyverialarm m/direkte alarm til arkivleder. I tillegg ble det installert temperaturmåler som ukentlig ble sjekket av kommunens eiendomsavd.

Som følge av at personregisterloven er bortfalt, er det ikke lenger noe krav om avlevering av personsensitivt materiale 10 år etter at det har gått ut av bruk, men ordningen bør fortsette for Nome sin del, siden vi enkelt kan avlevere til IKA Kongsberg IKS hvor kommunen er medeier - og som er en slik godkjent institusjon. Avlevering av personsensitivt materiale er spesielt viktig med tanke på å skjerme mot ulovlig administrativt gjenbruk. Dette gjelder både papirbaserte og elektroniske arkiver.