Formålet med en overordna arkivplan er å kvalitetssikre Nome kommunes arkivdanning og arkivbevaring i den kommunale administrasjon.
Arkivplanen gir videre en fremstilling av de overordna retningslinjene som gjelder for arkivordningen i kommunen, reglement og instrukser for journalføring og arkivhåndtering, samt en oversikt over arkivdeler og arkivserier i de kommunale arkivene.
Jfr. Arkivlovens paragraf 6 , som er sitert nedenfor, har offentlige organ en plikt på seg til å planlegge sine arkiver:
”Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.”
Arkivplanen ble første gang utarbeidet i papirform av en tverrfaglige arbeidsgruppe/prosjektgruppe bestående av arkivpersonale fra skole-og barnehageetaten, helse, sosial-og omsorgsetaten, kulturetaten og teknisk etat (en fra hver), en saksbehandler fra Sentraladministrasjonen, en representant fra Nome kommunale forening, en rådgiver fra IKA Konsberg og en prosjektleder.
Prosjektets styringsgruppe har bestått av rådmannens ledergruppe og arkivplanen er vedtatt i møte i rådmannens ledergruppe 30. august 2004.
REVIDERING AV ARKIVPLAN FOR NOME:
Parallelt med at Bø, Nome og Sauherad kommuner la om til fullelektroniske saksarkiver fra den 01.01.2011, ble arkivplanene revidert og tilpasset fullelektronisk arkiv. I den overordna arkivplanen finnes bl.a. arkivhistorikk fra gml. Holla og Lunde kommuner samt for Nome kommune fra sammenslåingstidspunktet. I tillegg viser arkivplanen oversikt over kommunens organisering, sentrale og lokale reglement og lovverk som gjelder for arkiv samt post-og arkivrutiner for dagligarkiver/spesialarkiver/ bortsetting/ deponering. Denne omlegginga ble gjennomført i løpet av 2010 etter oppdrag fra rådmannene i de 3 Midt Telemark kommunene. Ei prosjektgruppe bestående av arkivansvarlige og systemansvarlige(WebSak)+ personalansvarlige i hver av de 3 kommunene ble nedsatt. Representanter fra IKA (Interkommunal arkivtjeneste for Buskerud, Telemark og Vestfold) var invitert med og deltok under hele prosjektprosessen. Ståle Hegna fra Midt Telemarkrådet ble fristilt med 0,5% stillingsressurs for å lede og gjennomføre dette prosjektet. Regionssekretær Erling Rønnekleiv fra MT-rådet var prosjektansvarlig og de 3 MT- rådmannene dannet styringsgruppa. Bø og Nome var klare for oppstart den 01.01.2011, mens Sauherad startet opp 01.04.2011. Arkivlederne i de 3 MT-kommunene samt Ståle hegna har videreført dette arkivsamarbeidet og har siden hatt jevnlige møter - 8-10 ganger pr. år.
